以“非接触方式”筹备第三届进博会,是种怎样的体验?

2020-03-31 10:33:01

防疫工作两手抓,展会筹备不打烊。

近期,中国国际进口博览局发布《关于疫情防控期间做好进口博览会相关筹备工作的通告》(下称《通告》)。《通告》表示,在疫情防控期间,将利用现代技术手段,通过电话、视频通讯、邮件等非接触方式开展业务接洽,筹备第三届中国国际进口博览会。同时,国家会展中心(上海)按照疫情防控要求进行封闭管理,真正做到疫情防控和工作两不误。

现在,这种“特殊”的办公方式已经持续一段时间了,究竟效果如何?给负责进口博览会筹备的员工们又带来了哪些影响?一起听听他们怎么说。

国家会展中心(上海)展览部:

据展览部卢鹏介绍,自1月31日起,工作人员就已经恢复了值班,并完成了大量资料收集,协调沟通等工作,以确保参展商能够拿到早签约优惠顺利签约。线上办公,随时响应,处理参展合同近百份,展览面积万余平方米。

2月3日后,展览部克服疫情带来的影响,积极开拓工作思路,全面投入招展工作。同时召开专题会议,整理汇总疫情对企业参展的影响,编制疫情影响报告,有针对性的提出解决方案。

为打消展商对疫情影响的顾虑,展览部还草拟了函件,定向发送所有参展企业及意向企业,向他们表示慰问并坚定其参展的信心,给企业吃一颗定心丸。

根据反馈,尽管大部分企业尚未完全复工,但都对进口博览会表现出积极的态度。2月初,已有数十家企业相继提供相关材料,顺利签约,签约面积数千平方米。

“疫情当前,我们拓宽了工作思路,尝试了新的工作方式和方法,并且在操作流程等方面都做了创新。在员工隔离的情况下,大量利用了微信、邮件、电话、视频会议等形式与近300家企业逐一沟通做了多方面的拓展交流,对参展企业进行慰问,询问探讨疫情对企业签约及参展准备工作造成的影响。后续我们将继续推进企业签约等相关事宜。”卢鹏如是说。

进口博览局招商处:

招商处的工作正按节奏有条不紊持续推进。疫情期间的“非接触办公”对大家整体工作影响不大,因为条块清晰,补位妥当,上下沟通进行比较顺畅。

招商处武冬辉表示,当前,招商工作在总结回访基础上,进一步谋划做好第三届进博会采购商邀请、对接和服务工作。下一步将按照组委会办公室招商指导组统筹,与部内相关司局做好配合,做好招商方案起草完善等基础性工作,推动第三届进口博览会招商工作顺利开展。

进口博览局论坛处:

“非接触方式”办公通知下达的这段时间,论坛处工作持续有序展开,与企业对接方式以电话为主,积极讨论、推进虹桥国际经济论坛会员服务相关工作并制定全年有关论坛工作计划和整体方案。除此之外,论坛处也展开了有关第三届虹桥国际经济论坛的主题议题征集活动,已经和全部的会员企业取得了联系。

据论坛处温馨称,外资企业参与热情也并未因疫情而受影响,仍然主动联络推进工作进展。比如来自北欧的拉法基集团在返工第一天就联络咨询有关合同签署的后续事项及流程,并迅速做出了后续安排;玩具及益智类游戏集团乐高和跨国食品集团达能,都在过去的两周里完成了合同流程并缴纳了会员费用。

此外,论坛处还陆续接到许多中小企业咨询了解论坛整体情况的电话,后续将继续推进第三届虹桥国际经济论坛的相关工作筹备,完善各细节板块计划及方案,并做好与会员的线上沟通。

国家会展中心(上海)信息化部:

疫情期间,信息化部各项工作并未受影响。据信息化部李任卿介绍,为确保24小时提供招展、招商、论坛等业务的中英双语咨询服务,968888客服热线增加了人员配备,并同时做好人员疫情防控保障,比如发放口罩、坐席消毒、增加坐席间隔等。

眼下,展客商和专业观众最关心的问题要数疫情对展会报名时间安排是否会产生影响。例如2月初,有热线客服人员接到参展商来电,想咨询此次疫情是否会对进博会参展商报名及后续流程造成影响。工作人员第一时间就给出了回复,“目前一切工作正常有序。同时,我们将通过官方网站、公众号和移动客户端等途径,持续更新进博会筹办进展情况。如果您还有其他问题,可拨打968888客服热线咨询,我们24小时竭诚为您服务。”

除了疫情相关的疑问,客服人员也接到不少其他关于参展问题的咨询。例如日前李女士来电,其公司已经在进口博览会官方网站提交第三届参展报名表,希望确认参展资格审核是否完成,以便推进后续展会筹备工作。客服热线了解到李女士实际情况后,耐心为其解释相关审核流程,并告知李女士,会为其转询相关部门以取得确切结果。当日热线就主动与李女士取得联系,告知其下一步进展,李女士对客服热线表示了感谢。

据内部统计,2020年1月16日至2月19日热线电话呼入量为1351通,较2019年同期增加近2倍。客服组为了进一步做好服务工作,不断完善知识库,以确保进口博览会相关筹备工作按期完成。

责编:刘展超

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